Privacyverklaring

werken bij Gemeente Koggenland

Toelichting

De gemeente Koggenland vindt de privacy van haar externe en interne sollicitanten belangrijk. Wanneer jij bij de gemeente solliciteert, verwerkt de gemeente jouw persoonsgegevens daarom conform de privacyregels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Onder het verwerken van persoonsgegevens wordt verstaan alle handelingen die de gemeente met jouw gegevens kan uitvoeren, zoals bijvoorbeeld het verzamelen, vastleggen, bewerken, doorsturen, ordenen, verspreiden, bewaren en vernietigen van gegevens.

Deze privacyverklaring is bedoeld om jou te informeren over de manier waarop de gemeente met jouw persoonsgegevens omgaat en is van toepassing op de sollicitatieactiviteiten van gemeente Koggenland. De privacyverklaring wordt van tijd tot tijd aangepast om aan de veranderende privacyregels te blijven voldoen.

In de bijlage zie je specifieke informatie over de werking van onze website (cookies).

Persoonsgegevens die wij verwerken

Gemeente Koggenland verwerkt de persoonsgegevens die jij door middel van een formulier, aangehecht/bijgevoegd cv en motivatiebrief via www.werkenbijKoggenland.nl aan de gemeente doorgeeft. Ook verwerkt de gemeente de gegevens die jij aanlevert in (telefoon)gesprekken, brieven en/of e-mails in het kader van sollicitaties. Het gaat hierbij om persoonsgegevens verkregen in het kader van zowel open sollicitaties, als sollicitaties voor bestaande vacatures. Gemeente Koggenland verwerkt alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te beoordelen of jij een geschikte kandidaat bent voor de functie waarop jij solliciteert.


De volgende persoonsgegevens worden door de gemeente Koggenland verwerkt: personalia, contactgegevens, cv en motivatiebrief. Wanneer het in verband met bijzondere omstandigheden toch noodzakelijk is om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, zal de gemeente voldoen aan de voorwaarden die hiervoor gelden en jou daarover informeren.

Wanneer dit relevant en noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie waarop jij solliciteert, kan gemeente Koggenland jouw profiel(en) op social media raadplegen. De gemeente kan alleen besluiten tot het raadplegen van jouw profiel(en) op sociale media, als jij solliciteert op een functie waarbij de kans bestaat dat jij in aanraking zult komen met gevoelige informatie over gemeente Koggenland, haar inwoners en/of haar medewerkers. Gemeente Koggenland zal alleen de gegevens raadplegen die relevant zijn om te kunnen beoordelen of jij geschikt bent voor de functie waarop je solliciteert. Als gemeente Koggenland jouw profiel(en) op sociale media heeft geraadpleegd, zal zij de resultaten daarvan met jou bespreken.

Gemeente Koggenland maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens

De persoonsgegevens die jij aan gemeente Koggenland doorgeeft, worden door de gemeente alleen gebruikt voor de sollicitatieprocedure. De sollicitatieprocedure bestaat uit:

  • het vergelijken van persoonsgegevens van sollicitanten met de huidige vacatures bij gemeente Koggenland;
  • het opnemen van contact met sollicitanten om sollicitatiegesprekken en arbeidsvoorwaardengesprekken in te plannen;
  • het doorgeven van informatie aan sollicitanten over andere relevante vacatures;
  • het (laten) uitvoeren van een (psychologische) test/assessment (alleen na akkoord sollicitant);
  • het opvragen van referenten contactgegevens zodat gemeente Koggenland deze – met akkoord van de sollicitant – referenties kan inwinnen;

Hoe lang bewaren we jouw gegevens

Gemeente Koggenland bewaart jouw persoonsgegevens tijdens de sollicitatieprocedure. Voor zover van toepassing worden gegevens afkomstig van een sollicitant binnen vier weken na de afwijzing teruggezonden of vernietigd. Wanneer je hier schriftelijk mee akkoord bent gegaan, worden jouw persoonsgegevens een jaar langer in onze talentpool bewaard voor het geval er alsnog een geschikte vacature ontstaat. Elk opvolgend jaar wordt hiervoor opnieuw toestemming gevraagd, en worden gegevens geactualiseerd. Ben je hiermee niet akkoord dan worden jouw gegevens uiterlijk nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd of afgerond, vernietigd.

Gemeente Koggenland kan jouw gegevens langer bewaren in uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld wanneer je een klacht hebt ingediend over de sollicitatieprocedure. In dat geval informeert de gemeente jou hierover. Wanneer de klacht is afgehandeld verwijderen wij jouw gegevens.

Gemeente Koggenland verwerkt jouw persoonsgegevens die jij in het kader van de sollicitatieprocedure hebt verstrekt, omdat dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure en om jouw geschiktheid voor de functie waarop jij solliciteert te kunnen beoordelen.

(Psychologische) test /(ontwikkel) assessment

Wanneer een (psychologische) test / (ontwikkel) assessment onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure, meldt gemeente Koggenland dit vooraf in de vacaturetekst. De vacaturetekst vermeldt tevens het doel waarvoor de test plaatsvindt. Als je wordt uitgenodigd voor een test of assessment, dan geeft de gemeente jouw naam, e-mailadres, geboortedatum en geslacht door aan de organisatie die door de gemeente wordt ingeschakeld voor het afnemen van de test of assessment.
Gemeente Koggenland zal met deze organisatie een overeenkomst sluiten waarin onder meer wordt opgenomen dat deze organisatie jouw gegevens vertrouwelijk behandelt en niet langer dan 4 weken bewaart. De organisatie stuur de uitslag van de test of assessment per e-mail naar jou toe. Alleen wanneer je als kandidaat akkoord geeft aan de organisatie, worden de uitslagen / resultaten gedeeld met gemeente Koggenland.
De uitslagen / resultaten worden uitsluitend ingezien door de medewerkers van gemeente Koggenland die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. De uitslagen / resultaten worden bewaard wanneer indiensttreding volgt in het dossier van de medewerker. In geval de sollicitatieprocedure niet wordt voortgezet worden de uitslagen / resultaten verwijderd uiterlijk 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd.

Delen van jouw gegevens

Gemeente Koggenland stuurt alleen persoonsgegevens van jou door aan derde partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure of wanneer zij hiertoe wettelijk verplicht is. De gemeente zorgt ervoor dat er in dat geval zo min mogelijk gegevens worden doorgestuurd. Bovendien heeft de gemeente een (verwerkers)overeenkomst gesloten met eventuele derde partijen zodat jouw gegevens vertrouwelijk en conform de wetgeving worden behandeld.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar privacy@Koggenland.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van jouw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we je om in deze kopie jouw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit, ter bescherming van jouw privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk na vier weken, op jouw verzoek. Na het afhandelen van jouw verzoek, vernietigen/verwijderen wij direct jouw kopie identiteitsbewijs. Wanneer gemeente Koggenland als gevolg van verwijderen van gegevens over onvoldoende persoonsgegevens beschikt om de sollicitatieprocedure nog te kunnen doorlopen, kan zij de procedure beëindigen.

Veiligheid en opslag persoonsgegevens

Vanwege de aard en inhoud van onze dienstverlening staat jouw privacy voorop en hebben we passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alleen daartoe geautoriseerde medewerkers jouw persoonsgegevens verwerken.

De toegang tot jouw persoonsgegevens is beperkt tot de medewerkers van gemeente Koggenland die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. Dit zijn de medewerkers van HRM en de beoogde leidinggevende(n). De medewerkers van gemeente Koggenland zijn verplicht om vertrouwelijk om te gaan met de gegevens van sollicitanten die bij de gemeente solliciteren of informatie opvragen over bepaalde vacatures of de sollicitatieprocedure.

Gemeente Koggenland maakt gebruik van up-to-date technische (beveiliging) systematieken en software om verlies of onrechtmatige toegang (bijvoorbeeld hacking, phishing of diefstal) zoveel mogelijk in te perken. Jouw persoonsgegevens worden alleen op servers opgeslagen die zich in Nederland bevinden. Er vindt uitdrukkelijk geen data-overdracht plaats buiten Europa.

De gemeente Koggenlad heeft organisatorische maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat alleen de medewerkers die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure, over jouw gegevens kunnen beschikken. Daarnaast heeft de gemeente beveiligingstechnologieën geïmplementeerd om jouw gegevens te beschermen tegen toegang door onbevoegden, onjuist gebruik, wijziging of verlies. Gemeente Koggenland streeft ernaar haar beveiligingsprocedures uit te breiden zodra er nieuwe technologieën beschikbaar worden.

Mocht er onverhoopt, ondanks alle getroffen technische maatregelen, sprake zijn van een datalek waarbij jouw persoonsgegevens betrokken zijn, zullen wij jou en de Autoriteit Persoonsgegevens zo spoedig mogelijk informeren. Daarbij nemen wij de voorwaarden, die gelden bij een dergelijke melding, onder opgave van de dan bekende, relevante informatie in acht. Tevens zullen wij al die maatregelen nemen om verdere schade of gevolgen, voor zover binnen onze invloed, te voorkomen dan wel te beperken.

Wat doe je als je privacy is geschonden

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Vind je dat wij niet zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op met ons via Privacy@Koggenland.nl.

Is volgens jou de wet niet zorgvuldig nageleefd en kom je er met gemeente Koggenland niet uit? Neem dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is een onafhankelijke organisatie, die beoordeelt en toeziet op een zorgvuldige omgang met jouw persoonsgegevens. Meer informatie lees je op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Vragen

Voor een volledig beeld van jouw rechten en onze plichten voor gegevensverwerking verwijzen we je naar de tekst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de cookiebepaling in de Telecom wet en e-Privacy wetgeving.

Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over de veilige verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via Privacy@Koggenland.nl.

Wijziging privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan door de gemeente Koggenland te allen tijde worden gewijzigd, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website zijn gepubliceerd. Zodra er een wijziging in de privacyverklaring wordt doorgevoerd, wordt hiervan een bericht geplaatst op de website www.werkenbijKoggenland.nl.

Wij hebben onze privacyverklaring op 11 oktober 2023 voor het laatst gewijzigd.